Warnung der Aufsichtsbehörde: Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (BayLfD) warnt in der aktuellen Kurz-Information 65 (AKI 65) ausdrücklich vor Dateiablagen als häufige Quelle für Datenschutzverletzungen. Für Geschäftsführer im Mittelstand ist dies ein Weckruf: Die gewohnte Ordnerstruktur birgt oft unerkannte Haftungsrisiken.
Warum Dateiablagen zum Risiko werden
Organisatorische Falle
Was effizient klingt – schneller Austausch, einfache Skalierung – führt oft zu Intransparenz. Historisch gewachsene Berechtigungen passen nicht mehr zu aktuellen Aufgaben.
Berechtigungs-Chaos
Vornamen im Verzeichnisnamen suggerieren Schutz, der technisch nicht besteht. Lesende Zugriffe werden selten protokolliert, Verantwortlichkeiten bleiben ungeklärt.
Praxis-Szenario: Die unbeabsichtigte Offenlegung
Ein klassischer Fall aus der Praxis: Eine Datei mit sensiblen Mitarbeiterdaten wird in einem vermeintlich geschützten Ordner abgelegt. Monate später wird dieser Ordner für ein neues Projektteam freigegeben – ohne die alten Dateien zu prüfen.
Die Folge: Unbefugter Zugriff auf personenbezogene Daten. Nach DSGVO ist dies bereits eine meldepflichtige Datenschutzverletzung, unabhängig davon, ob die Daten missbraucht wurden.
Lösungsstrategien für den Mittelstand
Für Mitarbeitende
Datenschutz beginnt im Kopf, nicht in der IT. Sensibilisierung ist der Schlüssel:
- Kein Vertrauen auf bloße Verzeichnisnamen.
- Aktive Prüfung der Berechtigungen vor der Ablage.
- Rücksprache bei Unsicherheiten (IT/Vorgesetzte).
- Konsequente Einhaltung interner Speicherrichtlinien.
Für die Geschäftsleitung
Als Verantwortliche müssen Sie Struktur schaffen statt Zufall zulassen:
- Prozesse definieren: Klare Regeln für Anlage & Löschung.
- Vier-Augen-Prinzip: Bei der Vergabe von Rechten.
- Der „Kümmerer“: Benennen Sie fachlich Verantwortliche für Dateiablagen.
- Offboarding: Zugriffsrechte bei Austritt sofort entziehen.
☁️ Besonderheit: Cloud & SharePoint
Moderne Plattformen wie SharePoint oder Teams bieten mächtige Funktionen, erhöhen aber die Komplexität. Mehrstufige Berechtigungen und einfache „Teilen“-Funktionen erfordern ein noch strengeres und regelmäßig geprüftes Berechtigungskonzept. Technik allein ersetzt keine Organisation.
Fazit: Dateiablagen strategisch denken
Die AKI 65 des BayLfD zeigt: Viele Datenpannen sind mit überschaubarem organisatorischem Aufwand vermeidbar. Nutzen Sie diese Erkenntnis, um Ihre Compliance nachhaltig zu stärken und Risiken proaktiv zu minimieren.
Sicherheit durch Klarheit
Eine strukturierte Prüfung Ihrer bestehenden Dateiablagen und Berechtigungskonzepte schafft Transparenz und schützt vor Haftungsrisiken. Wir unterstützen Sie dabei, pragmatische und rechtssichere Strukturen zu etablieren, die Ihren Arbeitsalltag nicht behindern, sondern absichern.
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Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Warum sind Dateiablagen ein so großes Datenschutzrisiko?
Dateiablagen wachsen oft dynamisch und unkontrolliert („historisch gewachsen“). Berechtigungen werden vergeben, aber selten entzogen. Dadurch erhalten Mitarbeitende oft Zugriff auf Daten, die sie für ihre aktuelle Tätigkeit nicht mehr benötigen. Ein unbefugter Zugriff stellt bereits eine Verletzung der Vertraulichkeit nach DSGVO dar.
Was ist ein „Kümmerer“ für Dateiablagen?
Ein „Kümmerer“ ist eine benannte Person (Data Owner) aus dem Fachbereich, die inhaltlich für einen Ordner oder ein Laufwerk verantwortlich ist. Diese Person entscheidet, wer Zugriff benötigt, und prüft regelmäßig, ob die Inhalte noch aktuell sind und die Berechtigungen noch stimmen. Die IT setzt diese Anforderungen nur technisch um.
Gilt das Risiko auch für Microsoft Teams oder SharePoint?
Ja, sogar in erhöhtem Maße. Cloud-Lösungen bieten oft komplexe Möglichkeiten zum Teilen von Inhalten (auch mit Externen). Ohne ein strenges Governance-Konzept verliert man hier noch schneller den Überblick darüber, wer Zugriff auf welche Dokumente hat als auf einem klassischen Netzlaufwerk.
Muss ich jeden Zugriff auf Dateien protokollieren?
Eine pauschale Protokollierung jedes Lesezugriffs kann arbeitsrechtlich problematisch sein (Leistungskontrolle). Allerdings fordert die DSGVO eine Kontrolle der Sicherheit der Verarbeitung. Ein Mittelweg ist die Protokollierung von administrativen Zugriffen (Änderung von Rechten) und eine anlassbezogene Protokollierung bei besonders kritischen Datenkategorien.
