Neue Datenschutz-Updates für Geschäftsführer und Führungskräfte
Die strategische Herausforderung
Für viele deutsche Mittelstandsunternehmen ist Microsoft 365 das zentrale Werkzeug für ihre tägliche Arbeit. Die entscheidende Frage ist nicht länger, ob man diese Plattform nutzt, sondern wie man sie einsetzt, ohne gegen rechtliche Vorgaben zu verstoßen.
Diese Herausforderung wird durch zwei Entwicklungen zusätzlich verstärkt: die schnelle Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) in alle Arbeitsabläufe und ein immer strengeres regulatorisches Umfeld, geprägt durch die DSGVO und den neuen EU AI Act.
Als Reaktion auf diesen gestiegenen Regulierungsdruck hat Microsoft im Spätsommer 2025 drei wichtige Neuerungen eingeführt. Diese Updates definieren die Rahmenbedingungen für eine datenschutzkonforme Nutzung von Microsoft 365 und KI-Diensten neu.
Eine genaue Analyse dieser drei Hauptpunkte ist für die strategische Ausrichtung und Risikobewertung jedes Unternehmens absolut notwendig.
Die drei wichtigsten Neuerungen der Microsoft-Updates 2025
M365-Tool-Kit
Dieses Toolkit bietet praktische Vorlagen und Anleitungen zur Einhaltung der DSGVO-Vorschriften. Es umfasst Hilfen für die Dokumentation der Datenverarbeitung, Risikobewertungen, Rechtsgrundlagen und Datenschutzerklärungen. Die Inhalte wurden in Zusammenarbeit mit den Datenschutzaufsichtsbehörden in Bayern und Hessen entwickelt.
Data Protection Addendum 2025
Dieses Update legt neue vertragliche Regeln fest. Der Schutzbereich für EU-Daten wird auf den gesamten EWR ausgeweitet, und das EU Data Act ist nun integriert. Es gibt zudem klare Regelungen für die Einholung von Einwilligungen und für die Abwehr staatlicher Zugriffsversuche auf Daten.
Cloud Compendium 2025
Ein umfassendes Nachschlagewerk, das wichtige Informationen zu Künstlicher Intelligenz, Datenschutz und Sicherheit bündelt. Es konzentriert sich auf die Steuerung von KI-Anwendungen, die Vorbereitung auf das EU AI Act und die Einbindung von Betriebsräten bei relevanten Entscheidungen.
Kritische Erkenntnisse für Führungskräfte
Klar definierte Verantwortung
Microsoft stellt Werkzeuge und Transparenz bereit, doch die gesamte rechtliche Verantwortung verbleibt stets beim Nutzer. Compliance kann nicht extern vergeben werden.
KI-Governance unerlässlich
Die Einführung von KI-Tools wie Copilot ist kein reines IT-Projekt, sondern eine strategische Veränderung für das gesamte Unternehmen. Rechtsabteilung, Personalwesen und Betriebsrat müssen von Anfang an einbezogen werden.
Einwilligungsmanagement prüfen
Unternehmen tragen die ausdrückliche Verantwortung für das Einholen notwendiger Einwilligungen. Die internen Prozesse zur Verwaltung von Nutzer-Einwilligungen sollten daher genau überprüft werden.
Wichtiger Hinweis: Ein CEO, der KI-Tools im Alleingang und ohne Einbindung des Betriebsrats einführt, riskiert nicht nur interne Konflikte, sondern auch einen sofortigen Stopp der Einführung durch eine gerichtliche Anordnung.
Nächste Schritte für Ihre Compliance
Microsofts neue Rahmenbedingungen bringen zwar Klarheit, doch die Verantwortung für Datenschutz und KI-Governance liegt nun klar bei Ihnen. Eine erfolgreiche und rechtlich einwandfreie Umsetzung erfordert daher proaktives Handeln.
Als externe Datenschutzbeauftragte und strategische Berater helfen wir Ihnen, diese anspruchsvollen Vorgaben zu meistern. Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Compliance-Dokumentation zu optimieren und eine solide KI-Governance aufzubauen.
01
Dokumentation überprüfen
Vertragsunterlagen und Datenschutz-Folgenabschätzung anpassen
02
KI-Governance einführen
Betriebsrat frühzeitig einbinden
03
Einwilligungen regeln
Zustimmungen der Nutzer rechtssicher gestalten
04
Expertenrat einholen
Professionelle Beratung für Ihren Weg
