Neue Datenschutz-Updates für Geschäftsführer und Führungskräfte
Die strategische Herausforderung
Microsoft 365 ist für den deutschen Mittelstand das operative Rückgrat der Wertschöpfung. Die zentrale Frage lautet nicht mehr ob, sondern wie diese Plattform genutzt wird – ohne in rechtliche Konflikte zu geraten.
Zwei parallele Entwicklungen verschärfen diese Herausforderung massiv: die rasante Integration Generativer KI in alle Arbeitsabläufe und ein sich stetig konsolidierendes, strenges regulatorisches Umfeld mit DSGVO und EU AI Act.
Als Antwort auf den gestiegenen regulatorischen Druck hat Microsoft im Spätsommer 2025 drei wesentliche Neuerungen veröffentlicht. Diese Updates definieren die Spielregeln für den datenschutzkonformen Einsatz von M365 und KI-Diensten neu.
Eine detaillierte Analyse dieser drei Säulen ist für die strategische Planung und Risikobewertung in jedem Unternehmen unerlässlich.
Die drei Säulen der Microsoft-Updates 2025
M365-Tool-Kit
Praktische Vorlagen für DSGVO-Rechenschaftspflicht: VVT-Einträge, Schwellwertanalysen, Rechtsgrundlagen und Datenschutzerklärungen. Entwickelt in Zusammenarbeit mit bayerischen und hessischen Datenschutzaufsichtsbehörden.
Data Protection Addendum 2025
Neue vertragliche Leitplanken: EU-Datengrenze auf EWR erweitert, EU Data Act integriert, klare Verantwortung für Einwilligungen und Anfechtung staatlicher Anordnungen.
Cloud Compendium 2025
Umfassendes Nachschlagewerk zu KI, Datenschutz und Sicherheit. Fokus auf KI-Governance, EU AI Act-Vorbereitung und Einbindung von Betriebsräten.
Kritische Erkenntnisse für Führungskräfte
Accountability Shift
Microsoft liefert Werkzeuge und Transparenz, aber die rechtliche Verantwortung liegt zu 100% beim Kundenunternehmen. Compliance kann nicht outgesourct werden.
KI-Governance zwingend
Die Einführung von KI-Tools wie Copilot ist kein IT-Projekt, sondern ein strategisches Change-Projekt. Legal, HR und Betriebsrat müssen von Tag eins eingebunden werden.
Consent Management
Unternehmen sind explizit für die Einholung erforderlicher Einwilligungen verantwortlich. Interne Prozesse zur Verwaltung von Nutzer-Einwilligungen müssen kritisch geprüft werden.
Wichtiger Hinweis: Ein CEO, der KI-Tools im Top-Down-Verfahren ohne den Betriebsrat einführt, riskiert nicht nur interne Konflikte, sondern den vollständigen Stopp des Rollouts durch eine einstweilige Verfügung.
Ihre nächsten Schritte zur Compliance
Die neuen Rahmenbedingungen von Microsoft schaffen Klarheit, verlagern aber die Verantwortung für Datenschutz und KI-Governance eindeutig in Ihr Unternehmen. Die erfolgreiche und rechtskonforme Implementierung erfordert eine proaktive Strategie.
Wir unterstützen Sie als externe Datenschutzbeauftragte und strategische Berater dabei, diese komplexen Anforderungen zu navigieren, Ihre Compliance-Dokumentation zu professionalisieren und eine robuste KI-Governance zu etablieren.
01
Dokumentation prüfen
VVT und DSFA aktualisieren
02
KI-Governance etablieren
Betriebsrat einbinden
03
Consent Management
Einwilligungen sicherstellen
04
Experten konsultieren
Beratung vereinbaren
