Gesprächstranskription im Unternehmen

Datenschutzrechtliche Anforderungen, praktische Umsetzung und sicherer Einsatz von KI.

Warum ist das relevant?

Die Umwandlung von Sprache in Text ist datenschutzrechtlich hochsensibel. Stimmen sind biometrische Identifikatoren und somit stets personenbezogene Daten. Es gilt nicht nur die DSGVO, sondern auch der strafrechtliche Schutz des nicht öffentlich gesprochenen Wortes (§ 201 StGB). Eine Transkription ist niemals nur eine „technische Hilfe“, sondern eine risikobehaftete Datenverarbeitung.

Mögliche Rechtsgrundlagen

Einwilligung

Der sicherste Weg. Muss freiwillig, informiert und widerruflich sein. Vorsicht im Beschäftigtenverhältnis aufgrund von Abhängigkeiten.

Betriebsvereinbarung

Ideal für Unternehmen mit Betriebsrat. Regelt Zweck, Umfang und Rahmenbedingungen transparent und kollektivrechtlich abgesichert.

Berechtigtes Interesse

Nur nach strenger Interessenabwägung möglich. Oft schwierig, da mildere Mittel (manuelles Protokoll) meist ausreichen.

Vertrag / Gesetz

Spielt in der Praxis kaum eine Rolle, da selten eine gesetzliche Pflicht zur Volltext-Aufzeichnung besteht.

Pflichten & Maßnahmen

Transparenz & Rechte

Teilnehmende müssen vor Beginn informiert werden über:

Zweck der Aufnahme
Speicherdauer
Eingesetzte Systeme (Empfänger)
Widerrufsrecht (führt zur sofortigen Löschung)

Sicherheit (TOMs)

Keine automatische Aufzeichnung (Opt-In)
Strenge Zugriffsbeschränkungen
Verschlüsselung der Daten
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bei Cloud-Tools
Automatisierte Löschroutinen

✦ KI-gestützte Transkription

Der Einsatz von KI (Künstliche Intelligenz) verschärft die Anforderungen. Wenn Systeme nicht nur Text transkribieren, sondern auch Stimmungsanalysen oder Emotionserkennung durchführen, steigen die Risiken massiv. Achten Sie besonders bei US-Anbietern auf Datenschutzgarantien und EU-Serverstandorte.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Reicht ein Hinweis in der Einladung für die Aufzeichnung?

Nein, ein bloßer Hinweis reicht meist nicht aus. Es bedarf einer aktiven Rechtsgrundlage, im Regelfall der ausdrücklichen Einwilligung aller Beteiligten. Widerspricht auch nur eine Person, darf nicht aufgezeichnet werden.

Darf ich Mitarbeitergespräche zur Beweissicherung aufnehmen?

Grundsätzlich nein. Heimliche Aufnahmen sind strafbar (§ 201 StGB). Auch offene Aufnahmen sind im Beschäftigtenverhältnis ohne Betriebsvereinbarung oder Einwilligung selten rechtssicher begründbar, da das Interesse des Arbeitnehmers am Schutz seines gesprochenen Wortes meist überwiegt.

Wie lange darf ich Transkripte speichern?

Nur so lange, wie der Zweck besteht. Audio-Rohdaten sollten sofort nach Erstellung des Text-Transkripts gelöscht werden. Das Transkript selbst darf nur aufbewahrt werden, wenn es für die Dokumentation zwingend erforderlich ist; ansonsten ist es nach dem Meeting zeitnah zu löschen.

Was muss bei US-Cloud-Anbietern beachtet werden?

Bei Servern außerhalb der EU ist Vorsicht geboten. Es muss ein angemessenes Datenschutzniveau garantiert sein (z.B. durch das EU-U.S. Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln). Zudem ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zwingend erforderlich.

Unternehmen, die Gesprächstranskriptionen oder KI-gestützte Konferenzlösungen einsetzen, sollten ihre Prozesse frühzeitig überprüfen lassen. Eine fundierte Beratung hilft, Risiken zu erkennen und rechtssichere Lösungen zu implementieren.